Je klantbestand beheren als pedicure betekent: van elke klant op één plek de juiste gegevens bijhouden, die gegevens actueel en veilig bewaren, en ze gebruiken om je werk makkelijker te maken. Denk aan contactgegevens, behandelhistorie, voetproblemen, gebruikte materialen en afspraken die nog komen. Of je dat nu doet met een kaartenbak, een Excel-bestand of salonsoftware: het principe is hetzelfde. Hieronder lees je wat er precies in hoort, hoe je het opschoont en waar je op moet letten met medische gegevens.
Wat hoort er op een klantenkaart?
Een klantenkaart is meer dan een naam en een telefoonnummer. Voor een pedicure zijn dit de onderdelen die er echt toe doen:
- Contactgegevens: naam, adres (zeker als je ook aan huis komt), telefoonnummer en e-mailadres.
- Behandelhistorie: welke behandeling, wanneer, hoe lang en wat je hebt gedaan. Bij een ingegroeide nagel wil je over drie maanden terug kunnen lezen wat je toen hebt toegepast.
- Voetzorgsituatie: diabetes, reuma, spasme, doorbloedingsproblemen, schimmel, drukplekken. Bij medische voetzorg vaak ook de zorgprofiel- of risicoclassificatie.
- Medicatie en allergieën: bloedverdunners of een allergie voor een bepaald middel wil je zien voordat je begint, niet erna.
- Verwijzer of behandelaar: huisarts, podotherapeut of wijkverpleging, als die betrokken zijn.
- Praktische notities: klant is slecht ter been, sleutelkluisje naast de voordeur, hond in de gang, wil liever in de ochtend.
- Afspraakritme: om de zes of acht weken, en wanneer de volgende afspraak staat.
Eén tip uit de praktijk: schrijf notities zo op dat een collega of vervanger ze begrijpt. "Links weer hetzelfde" zegt over een half jaar niets meer, ook niet tegen jezelf.
Waarom papier en losse lijstjes vastlopen
Veel pedicures beginnen met een kaartenbak of een Excel-bestand. Dat werkt prima tot een stuk of honderd klanten. Daarna gaat het knellen:
- Je zit bij een klant thuis en je kaartenbak staat in de praktijk.
- Een nummer wordt op twee plekken bijgewerkt, en je weet niet meer welke de laatste is.
- Dezelfde klant staat er twee keer in, één keer met meisjesnaam, één keer met de naam van haar man.
- Je wilt weten wie je dit jaar niet meer hebt gezien, maar dat kun je alleen handmatig uitzoeken.
- Het bestand staat op één laptop, zonder back-up.
Dat laatste is het grootste risico. Een gestolen of kapotte laptop zonder back-up betekent dat je je hele historie kwijt bent. Bij medische gegevens is dat ook een datalek dat je mogelijk moet melden.
Je klantbestand beheren als pedicure: stap voor stap opschonen
Begin niet met nieuwe software, maar met opruimen. Dan weet je ook meteen wat je nodig hebt.
1. Verzamel alles op één plek. Kaartenbak, Excel, de notities in je telefoon, de appgesprekken waarin klanten hun nieuwe adres doorgaven. Alles bij elkaar.
2. Haal dubbelen eruit. Zoek op achternaam en op telefoonnummer. Voeg samen en kies één versie als de juiste.
3. Maak vaste velden. Spreek met jezelf af hoe je dingen noteert. Telefoonnummers altijd op dezelfde manier, behandelingen met dezelfde naam. Anders kun je er later niet op zoeken of filteren.
4. Markeer slapende klanten. Wie heb je langer dan een jaar niet gezien? Zet daar een notitie bij. Je hoeft niet meteen iedereen te bellen, maar je weet wel hoe je bestand er echt voor staat.
5. Controleer de gegevens bij de volgende afspraak. Vraag gewoon: "Is je telefoonnummer nog hetzelfde?" Binnen een paar maanden heb je zo je hele bestand bijgewerkt, zonder extra werk.
Medische gegevens, AVG en bewaartermijnen
Als pedicure leg je gezondheidsgegevens vast. Dat zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens, waar strengere regels voor gelden. Je mag ze vastleggen als het nodig is voor de behandeling, maar je moet er zorgvuldig mee omgaan.
In de praktijk betekent dat:
- Leg alleen vast wat je nodig hebt. Diabetes type 2 is relevant. Dat iemand net gescheiden is, niet.
- Beveilig de toegang. Een wachtwoord op je laptop en telefoon, en geen klantgegevens in een openbare map of in een losse WhatsApp-groep.
- Zorg voor back-ups. Werk je met een bestand op je eigen computer, maak dan automatisch een beveiligde kopie.
- Werk je samen met iemand? Dan spreek je af wie wat mag inzien.
- Klanten hebben rechten. Ze mogen hun dossier inzien en vragen om correctie. Bij verwijdering zijn er grenzen, omdat je ook een bewaarplicht kunt hebben.
Over bewaartermijnen bestaat veel verwarring. Voor medische dossiers in de zorg gelden lange termijnen; voor je financiële administratie geldt de fiscale bewaarplicht. Welke termijn precies op jouw praktijk van toepassing is, hangt af van je registratie en het soort zorg dat je levert. Check dat bij je brancheorganisatie in plaats van af te gaan op wat iemand in een Facebookgroep zegt.
Gebruik je online software, let er dan op waar de gegevens staan en of er een verwerkersovereenkomst is. Serverlocatie binnen de EU scheelt je een hoop uitzoekwerk.
Van bestand naar praktijk: wat je er écht mee kunt
Een goed bijgehouden klantbestand bespaart je tijd en levert je werk op. Een paar concrete voorbeelden:
- Vervolgafspraken plannen. Je ziet in één oogopslag wie om de zes weken komt. Plan de volgende afspraak direct na de behandeling, dan blijft je agenda vanzelf gevuld.
- No-shows verminderen. Met een actueel telefoonnummer of e-mailadres kun je automatisch een herinnering sturen. Een lege stoel kost je een uur omzet die je niet meer inhaalt.
- Terugroepen. Je trekt een lijst van klanten die je een jaar niet hebt gezien en stuurt ze een bericht. Dat is bijna altijd goedkoper dan nieuwe klanten werven.
- Sneller factureren. Als klantgegevens, behandeling en prijs al vastliggen, is de factuur een kwestie van een paar klikken. Hoe je agenda en factuur aan elkaar koppelt, lees je in dit artikel.
- Voorbereiden op een afspraak aan huis. Je kijkt in de auto nog even op je telefoon: welke voet, welk middel, welke bijzonderheid.
Waar let je op als je software kiest?
Kies je ervoor om je klantbestand digitaal te beheren, dan zijn dit de punten die er in de praktijk toe doen: werkt het op je telefoon en tablet (ook bij klanten thuis), zit de klantenkaart vast aan de agenda en de facturatie, kun je medische gegevens apart vastleggen, en kun je je eigen data exporteren als je ooit wilt overstappen. Meer over die afweging lees je in dit artikel over pedicure administratiesoftware en in waar je goede praktijksoftware aan herkent.
En let op de omvang: als zelfstandige heb je geen systeem nodig met vijftig functies die je nooit gebruikt. Je hebt iets nodig dat je tussen twee behandelingen door snel kunt bijwerken.
Tot slot
Je klantbestand is het geheugen van je praktijk. Begin klein: zet alles op één plek, haal de dubbelen eruit, spreek vaste velden af en vraag bij elke afspraak of de gegevens nog kloppen. Doe daarna pas de stap naar een systeem dat bij je manier van werken past. Wil je zien hoe een klantenkaart met medisch dossier samenwerkt met je agenda en facturen? Dat kun je bekijken bij Serenda.