Als je op afspraak werkt, staat je hele omzet eigenlijk al in je agenda. Elke afspraak is een behandeling, en elke behandeling wordt een bedrag. De koppeling tussen agenda en factuur betekent simpelweg: de gegevens die al in je agenda staan — klant, datum, behandeling, prijs — gebruik je direct om een factuur te maken, zonder dat je alles opnieuw intikt. In dit artikel lees je hoe die stap van afspraak naar factuur in de praktijk verloopt, welke gegevens er op een factuur horen en waar het meestal misgaat.
Waarom agenda en factuur bij elkaar horen
Veel zelfstandigen werken nog met twee gescheiden werelden. In de agenda (op papier of in een app) staan de afspraken. In een apart programma, of in Word, maak je af en toe een factuur. Het gevolg: aan het eind van de maand zit je te puzzelen. Wie was er nou op die dinsdag? Was dat een volledige behandeling of alleen een nabehandeling? Heeft die klant contant betaald of nog niet?
Die puzzel kost tijd en levert fouten op. Een vergeten afspraak is een vergeten factuur, en dus gemiste omzet. Een verkeerd bedrag levert een vervelend telefoontje op.
Als je agenda en factuur aan elkaar hangen, verdwijnt dat dubbele werk. Je rondt de afspraak af, kiest de behandeling, en de factuur is er. Niet meer nadenken over wat er ook alweer gebeurde op 12 maart.
Van afspraak naar factuur: de stappen
In de praktijk ziet het er ongeveer zo uit:
- De afspraak staat in je agenda met de klant, de behandeling en de duur. De prijs hangt al aan die behandeling vast.
- Je behandelt de klant. Tijdens of na de behandeling pas je eventueel iets aan: een extra handeling, een product dat de klant meeneemt, een korting.
- Je rekent af. Contant, pin of later via een betaalverzoek. Je legt vast hoe er betaald is.
- De factuur ontstaat. Hij bevat automatisch de klantgegevens, de datum van de afspraak en de regels die je hebt afgerekend.
- De factuur gaat naar de klant — meteen meegegeven, of per mail na afloop.
Het mooie is dat stap 4 dan nauwelijks nog werk is. De informatie zat al in stap 1.
Een voorbeeld uit een voetzorgpraktijk
Stel: je bent pedicure. Dinsdagochtend staan er zes afspraken. Vier reguliere behandelingen van 45 minuten, één nieuwe cliënt met een intake, en één huisbezoek.
Zonder koppeling tussen agenda en factuur betekent dat 's avonds: zes keer naar je agenda kijken, zes keer bedenken wat de prijs was, bij het huisbezoek de voorrijkosten niet vergeten, en bij de nieuwe cliënt het adres opzoeken. Een half uur werk, makkelijk.
Met een gekoppeld systeem klik je per afspraak op afronden, controleer je de regels en kies je de betaalwijze. De vier reguliere behandelingen zijn in een minuut klaar. Bij het huisbezoek voeg je de voorrijkosten toe als extra regel. Bij de nieuwe cliënt staan de gegevens er al in, want die zijn bij het maken van de afspraak ingevuld.
Dat scheelt geen uren per dag, maar het scheelt wel elke dag een stukje. En vooral: het scheelt het gevoel dat er nog iets ligt.
Wat hoort er op je factuur?
Als je btw-plichtig bent, stelt de Belastingdienst eisen aan je factuur. De belangrijkste onderdelen:
- je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
- je KvK-nummer
- naam en adres van de klant
- een uniek, doorlopend factuurnummer
- de factuurdatum en de datum van de behandeling
- een omschrijving van de behandeling of het product
- het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- het totaalbedrag
Werk je in de medische hoek, bijvoorbeeld als medisch pedicure, dan kan een deel van je behandelingen btw-vrijgesteld zijn. Vermeld dat dan duidelijk op de factuur. Twijfel je over je eigen situatie? Overleg dat met je boekhouder; de regels hangen af van je opleiding en de aard van de zorg.
Voor cliënten die hun behandeling declareren bij een zorgverzekeraar of via de diabeteszorg, is een nette, complete factuur extra belangrijk. Zij moeten er iets mee kunnen. Een briefje met een bedrag erop is dan niet genoeg.
Betalen: direct of achteraf
De factuur en de betaling zijn twee verschillende dingen. Veel klanten rekenen meteen af in de salon. Dan is de factuur vooral een bewijsstuk.
Maar bij huisbezoeken, zakelijke klanten of behandelingen die achteraf gedeclareerd worden, stuur je de factuur en wacht je op betaling. Dat is het moment waarop het handig is om een betaallink mee te sturen, zodat de klant met twee klikken kan betalen in plaats van zelf een overschrijving in te tikken. Hoe je dat praktisch aanpakt, lees je in het artikel over een factuur met betaallink sturen en specifiek over de iDEAL betaallink bij je factuur.
Houd ook bij welke facturen nog openstaan. Eén overzicht is genoeg: factuurnummer, klant, bedrag, datum verstuurd, datum betaald. Loop dat één keer per week door. Een herinnering na twee weken is normaal en voelt voor niemand vervelend.
Waar het misgaat (en hoe je dat voorkomt)
Prijzen staan niet vast bij de behandeling. Als je elke keer het bedrag handmatig intikt, sluipen er fouten in. Leg je behandelingen één keer goed vast, met de juiste duur en prijs. Een prijswijziging voer je dan op één plek door.
Klantgegevens zijn onvolledig. Een factuur zonder adres of mailadres kun je niet versturen. Vul de gegevens meteen in bij het maken van de afspraak, niet achteraf. Zie ook het artikel over de cliënten agenda.
Afspraken worden niet afgerond. Een no-show of een verplaatste afspraak die blijft staan, vertroebelt je omzetoverzicht. Sluit je dag af door alle afspraken op de juiste status te zetten.
Factuurnummers lopen niet door. Gebruik één doorlopende reeks per jaar. Gaten of dubbele nummers leveren vragen op bij de boekhouding.
Morgen concreet aan de slag
Begin klein. Zet eerst je behandelingen met de juiste prijzen op een rij — dat is de basis onder elke agenda factuur-koppeling. Controleer daarna of je van je tien meest recente klanten de volledige gegevens hebt. En rond vanaf morgen elke afspraak dezelfde dag af, in plaats van op zondagavond.
Als die drie dingen staan, is facturen maken geen aparte klus meer, maar de laatste klik van een behandeling.
Wil je zien hoe agenda, kassa en facturen in één systeem samenwerken? Dat kun je rustig bekijken bij Serenda.