Juridisch
Privacyverklaring
Wat er met persoonsgegevens gebeurt als je Serenda gebruikt, en wat je rechten zijn.
Laatst bijgewerkt: 16 september 2026
Wie is waarvoor verantwoordelijk
Serenda is een product van Fourwrd VOF, gevestigd te De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 42087615, btw-nummer NL869652308B01. Bereikbaar via contact@serenda.nl en +31 6 11 06 43 90.
Er zijn twee soorten gegevens, met elk een andere verantwoordelijke.
Gegevens van jouw klanten — hun naam, afspraken, dossier en facturen. Daarvan is jouw praktijk de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom je die gegevens vastlegt. Serenda is verwerker en doet niets met die gegevens buiten wat nodig is om de dienst te leveren. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.
Gegevens van jouw eigen account — je naam, e-mailadres, inloggegevens, sessies, platformfacturen en supportberichten. Daarvan is Fourwrd zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie Je eigen account.
Welke gegevens en waarom
| Verwerking | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Klantenbeheer | NAW, geboortedatum, contactgegevens, voorkeuren | Uitvoering van de behandelovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Medisch dossier | Anamnese, screenings, medicatie, behandelverslagen, foto's | Art. 9 lid 2 sub h jo. art. 6 lid 1 sub b AVG: uitvoering van de behandelovereenkomst door een zorgverlener met geheimhoudingsplicht |
| Afspraken en herinneringen | Datum, behandeling, behandelaar, e-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Facturatie en betalingen | Factuurgegevens, betaalstatus, bedragen | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c: fiscale bewaarplicht) |
| Boekhouding van de praktijk | Bonnen (foto's), inkomsten en uitgaven, kilometerritten met adressen | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c: fiscale administratie) |
| E-mailmarketing | E-mailadres, toestemming, afmeldingen | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — per bericht in te trekken |
Je eigen account
Voor wie met Serenda werkt — praktijkhouder en medewerkers — verwerkt Fourwrd zelf een beperkte set gegevens: genoeg om je te laten inloggen, de dienst te factureren en misbruik te kunnen herkennen, en niet meer.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als hash), eventueel de sleutel voor tweestapsverificatie | Inloggen en je account beheren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) | Zolang het account bestaat |
| Sessies, met IP-adres en browser | Ingelogd blijven en zien op welke apparaten je bent ingelogd, zodat je die kunt uitloggen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) | Tot je uitlogt of de sessie verloopt |
| Bedrijfsgegevens, pakket, betaalstatus en platformfacturen | Je abonnement factureren en innen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); voor de facturen zelf de wettelijke bewaarplicht (sub c) | Facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Supportberichten: naam, e-mailadres en je vraag | Je vraag beantwoorden | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) | Zolang nodig om de vraag af te handelen |
| Logboek: wie wanneer wat deed of opende — nooit medische inhoud | Beveiliging en verantwoording | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) | Zolang het account bestaat; het inzagelog van een dossier minimaal zolang dat dossier bewaard blijft |
Statistieken en opslag in je browser
Op de publieke pagina's van serenda.nl meten we bezoek met Plausible, zelf gehost binnen de EU op stats.fourwrd.nl. Dat werkt zonder cookies en zonder persoonsprofiel: we zien hoeveel bezoekers een pagina had, niet wie dat waren.
Na het inloggen zet Serenda alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn om te werken: je sessie, de baliestand van een gedeeld apparaat, het tijdelijke meekijken door onze beheerder als je daar zelf om vraagt, en een kortstondige controlewaarde tijdens het koppelen van Mollie. Daarnaast bewaart Serenda functionele voorkeuren die niets over jou zeggen: of de zijbalk ingeklapt staat en welk tijdsinterval de agenda toont (cookies), en de taalkeuze van de boekingswidget (localStorage van de browser). Volg- of marketingcookies zijn er niet, en daarom is er ook geen cookiebanner.
Wie we inschakelen
Serenda draait niet in het luchtledige. Deze partijen verwerken gegevens mee, en alleen voor de rol die erbij staat:
| Partij | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner | Hosting van app, database en bestanden (bonfoto's en boekhouding staan op onze eigen server, niet bij een externe opslagdienst) | EU (Duitsland) |
| Brevo | Verzenden van e-mail (verificatie, herinneringen) | EU (Frankrijk/Duitsland) |
| Mollie | Betalingen via iDEAL en betaallinks | EU (Nederland) |
| OpenStreetMap-gemeenschap (Nominatim, FOSSGIS Valhalla, OSRM) | Routeberekening voor de kilometerregistratie — alleen een vertrek- en aankomstadres, geen namen; alleen als je die functie gebruikt | Publieke servers van de OpenStreetMap-gemeenschap (Europa) |
| Google, Apple, Mozilla | Bezorgen van pushmeldingen via je browser — alleen als je die zelf aanzet; zij ontvangen een apparaatadres en de korte meldingstekst | Mogelijk buiten de EU (VS) |
Doorgifte buiten de EU
De verwerking vindt plaats binnen de EU. Twee optionele functies zijn de uitzondering, en die gebruik je alleen als je ze zelf aanzet: de routeberekening voor de kilometerregistratie stuurt een vertrek- en aankomstadres (geen namen) naar servers van de OpenStreetMap-gemeenschap, en pushmeldingen lopen via de pushdienst van je browser (Google, Apple of Mozilla), die buiten de EU kan staan.
Hoe lang gegevens blijven staan
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Medisch dossier | 20 jaar na de laatste wijziging |
| Facturen, betalingen, kasgegevens en boekhouding van de praktijk | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Platformfacturen van Serenda aan jou | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Audit-log | Minimaal zolang het dossier bewaard blijft; het accountlogboek zolang het account bestaat |
| Overige klantgegevens | Tot een verwijderverzoek of het einde van de relatie |
| Je accountgegevens | Tot 30 dagen na het einde van je abonnement (de exporttermijn uit de voorwaarden), behalve wat wettelijk bewaard moet blijven |
Hoe gegevens beveiligd zijn
- Scheiding per praktijk op databaseniveau. Elke praktijk ziet uitsluitend haar eigen rijen; zonder geldige context levert een zoekopdracht nul resultaten op in plaats van andermans gegevens.
- Medische inhoud is versleuteld opgeslagen, met een sleutel per praktijk.
- Rechten per rol. Wie de balie doet, ziet afspraken en klanten maar geen medisch dossier. Dat wordt door de database afgedwongen, niet alleen door het scherm.
- Onwisbaar logboek. Wie een dossier opent of wijzigt, wordt vastgelegd in een log dat ook door een beheerder niet aan te passen is.
- Tweestapsverificatie is beschikbaar en kan per praktijk verplicht worden gesteld voor toegang tot dossiers.
Rechten van de klanten van de praktijk
Hieronder staat hoe je als praktijk een verzoek van je eigen klant afhandelt. De praktijk is daarvoor verantwoordelijk; wij leveren de knoppen. Je eigen rechten tegenover ons staan in het blok daaronder.
- Inzage en overdraagbaarheid. Per klant is een machineleesbare export beschikbaar. Het inzagelog laat zien wie het dossier heeft geraadpleegd.
- Correctie. Klantgegevens zijn direct aan te passen. Dossierhistorie wordt nooit overschreven: een correctie komt er als nieuwe versie bij.
- Verwijdering. Zit er geen dossier of factuur aan vast, dan wordt de klant echt verwijderd. Is er wel een wettelijke bewaarplicht, dan wordt de klant geanonimiseerd en blijft alleen het verplichte deel afgeschermd bewaard.
- Bezwaar en intrekken van toestemming. Marketingmail heeft altijd een afmeldlink; afmelden werkt onmiddellijk.
Je rechten over je eigen accountgegevens
Voor je naam, e-mailadres, inloggegevens, facturen en het logboek van je eigen handelingen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Daarover heb je deze rechten:
- Inzage. Opvragen welke gegevens we van je hebben en waarom.
- Correctie. Onjuiste gegevens laten aanpassen; je naam en e-mailadres verander je zelf bij Instellingen ▸ Account.
- Verwijdering. Je account laten wissen. Wat we wettelijk moeten bewaren — onze facturen aan jou, zeven jaar — blijft afgeschermd staan tot die termijn om is.
- Beperking. Ons vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld zolang je een correctie betwist.
- Overdraagbaarheid. Je gegevens in een machineleesbaar bestand krijgen.
- Bezwaar. Bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals het logboek. We wegen dat dan opnieuw en laten weten wat eruit komt.
- Toestemming intrekken. Waar we om toestemming hebben gevraagd, kun je die op elk moment intrekken. Wat daarvóór gebeurde blijft rechtmatig.
Stuur je verzoek naar contact@serenda.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen; dat laten we binnen die eerste maand weten. Ben je het oneens met hoe we ermee omgaan, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Datalekken
Als er iets misgaat met persoonsgegevens, wordt de betrokken praktijk zo snel mogelijk geïnformeerd, met wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat eraan gedaan is. De praktijk beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is; Serenda levert daarvoor alle informatie aan.
Contact en klachten
Vragen over deze verklaring of over je gegevens: contact@serenda.nl of +31 6 11 06 43 90 (Fourwrd, De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk). Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, in België de Gegevensbeschermingsautoriteit.