Juridisch
Privacyverklaring
Wat er met persoonsgegevens gebeurt als je Serenda gebruikt, en wat je rechten zijn.
Laatst bijgewerkt: 25 augustus 2026
Deze tekst beschrijft wat Serenda technisch doet en is opgesteld op basis van het interne verwerkingsregister. Hij is nog niet door een jurist beoordeeld en de bedrijfsgegevens staan er nog niet in. Gebruik hem nog niet als de definitieve versie richting klanten.
Wie is waarvoor verantwoordelijk
Er zijn twee soorten gegevens, met elk een andere verantwoordelijke.
Gegevens van jouw klanten — hun naam, afspraken, dossier en facturen. Daarvan is jouw praktijk de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom je die gegevens vastlegt. Serenda is verwerker en doet niets met die gegevens buiten wat nodig is om de dienst te leveren. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.
Gegevens van jouw eigen account — je naam, e-mailadres, inloggegevens en facturatiegegevens. Daarvan is Serenda zelf verwerkingsverantwoordelijke.
Welke gegevens en waarom
| Verwerking | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Klantenbeheer | NAW, geboortedatum, contactgegevens, voorkeuren | Uitvoering van de behandelovereenkomst |
| Medisch dossier | Anamnese, screenings, medicatie, behandelverslagen, foto's | Zorgverlening; bijzondere persoonsgegevens |
| Afspraken en herinneringen | Datum, behandeling, behandelaar, e-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en betalingen | Factuurgegevens, betaalstatus, bedragen | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| E-mailmarketing | E-mailadres, toestemming, afmeldingen | Toestemming — per bericht in te trekken |
Wie we inschakelen
Serenda draait niet in het luchtledige. Deze partijen verwerken gegevens mee, en alleen voor de rol die erbij staat:
| Partij | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner | Hosting van app, database en bestandsopslag | EU (Duitsland) |
| Brevo | Verzenden van e-mail (verificatie, herinneringen) | EU (Frankrijk/Duitsland) |
| Mollie | Betalingen via iDEAL en betaallinks | EU (Nederland) |
| Meta (WhatsApp Business) | WhatsApp-serviceberichten — alleen als je die koppeling zelf aanzet | Verenigde Staten |
WhatsApp betekent doorgifte naar de Verenigde Staten, op grond van het EU-VS Data Privacy Framework. Die koppeling staat standaard uit; zet je hem aan, weeg dan zelf af of je dat voor jouw klanten wilt.
Hoe lang gegevens blijven staan
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Medisch dossier | 20 jaar na de laatste wijziging |
| Facturen, betalingen en kasgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Audit-log | Minimaal zolang het dossier bewaard blijft |
| Overige klantgegevens | Tot een verwijderverzoek of het einde van de relatie |
Hoe gegevens beveiligd zijn
- Scheiding per praktijk op databaseniveau. Elke praktijk ziet uitsluitend haar eigen rijen; zonder geldige context levert een zoekopdracht nul resultaten op in plaats van andermans gegevens.
- Medische inhoud is versleuteld opgeslagen, met een sleutel per praktijk.
- Rechten per rol. Wie de balie doet, ziet afspraken en klanten maar geen medisch dossier. Dat wordt door de database afgedwongen, niet alleen door het scherm.
- Onwisbaar logboek. Wie een dossier opent of wijzigt, wordt vastgelegd in een log dat ook door een beheerder niet aan te passen is.
- Tweestapsverificatie is beschikbaar en kan per praktijk verplicht worden gesteld voor toegang tot dossiers.
Jouw rechten
- Inzage en overdraagbaarheid. Per klant is een machineleesbare export beschikbaar. Het inzagelog laat zien wie het dossier heeft geraadpleegd.
- Correctie. Klantgegevens zijn direct aan te passen. Dossierhistorie wordt nooit overschreven: een correctie komt er als nieuwe versie bij.
- Verwijdering. Zit er geen dossier of factuur aan vast, dan wordt de klant echt verwijderd. Is er wel een wettelijke bewaarplicht, dan wordt de klant geanonimiseerd en blijft alleen het verplichte deel afgeschermd bewaard.
- Bezwaar en intrekken van toestemming. Marketingmail heeft altijd een afmeldlink; afmelden werkt onmiddellijk.
Datalekken
Als er iets misgaat met persoonsgegevens, wordt de betrokken praktijk zo snel mogelijk geïnformeerd, met wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat eraan gedaan is. De praktijk beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is; Serenda levert daarvoor alle informatie aan.
Contact
Vragen over deze verklaring of over je gegevens: contact@serenda.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.