Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Jouw praktijk is verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt welke gegevens je van je klanten vastlegt en waarom. Fourwrd is verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend om Serenda te kunnen leveren.

Je gaat deze overeenkomst aan bij het aanmaken van je praktijk; Serenda legt vast wie hem wanneer heeft geaccepteerd en welke versie dat was. Hij hoort bij de algemene voorwaarden.

2. Onderwerp en duur

De verwerking betreft klantgegevens, afspraken, medische dossiers, facturen en de bijbehorende communicatie. Het gaat om de gegevens van de klanten van jouw praktijk en van de mensen die bij je werken (medewerkers en baliegebruikers). De overeenkomst loopt zolang je Serenda gebruikt en eindigt zodra alle gegevens zijn teruggegeven of verwijderd (artikel 8).

3. Instructies

Wij verwerken persoonsgegevens alleen op jouw instructie. Het gebruik van de applicatie geldt als die instructie. Wij gebruiken de gegevens van jouw klanten niet voor eigen doeleinden, verkopen ze niet, en gebruiken ze niet om modellen mee te trainen.

Zijn wij wettelijk verplicht iets te verwerken buiten jouw instructie om, dan melden we dat vooraf, tenzij dezelfde wet dat verbiedt.

4. Beveiliging

De belangrijkste maatregelen:

• Scheiding per praktijk wordt door de database zelf afgedwongen. Zonder geldige context levert een zoekopdracht nul rijen op — nooit die van een andere praktijk.
• Medische inhoud wordt versleuteld opgeslagen, met een sleutel per praktijk.
• Toegang loopt via rollen. Een baliemedewerker kan geen medisch dossier openen, ook niet door de URL aan te passen.
• Elke raadpleging en wijziging van een dossier komt in een logboek dat niet te wijzigen of te wissen is.
• Tweestapsverificatie is beschikbaar en per praktijk verplicht te stellen.
• Verkeer verloopt versleuteld; back-ups worden versleuteld bewaard binnen de EU.

De mensen bij Fourwrd die bij deze gegevens kunnen, zijn tot geheimhouding verplicht. Dat geldt tijdens hun werk voor Serenda en daarna. Toegang krijgen ze alleen als het voor hun werk nodig is, en elke keer dat iemand van ons in een praktijk meekijkt, staat dat in het logboek van die praktijk (artikel 9).

5. Subverwerkers

Je geeft toestemming voor de subverwerkers die in de privacyverklaring staan. Komt er één bij of gaat er één weg, dan laten we dat van tevoren weten; ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat.

Wij leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan.

6. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk op de beveiliging, dan melden we dat zonder onnodige vertraging, met wat er is gebeurd, welke gegevens en betrokkenen het raakt, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en welke maatregelen zijn genomen. Als verwerkingsverantwoordelijke beoordeel jij of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of aan je klanten nodig is; wij leveren daarvoor de informatie aan.

7. Hulp bij rechten van betrokkenen

Vraagt een klant om inzage, correctie of verwijdering, dan kun je dat zelf in de applicatie afhandelen: er is een export per klant, een inzagelog en een verwijderprocedure die de wettelijke bewaartermijnen toetst. Kom je er niet uit, dan helpen wij.

Moet je een risicobeoordeling doen omdat je gezondheidsgegevens verwerkt (een DPIA), of wil de Autoriteit Persoonsgegevens vooraf worden geraadpleegd, dan helpen wij je daarbij met de informatie die wij hebben: welke gegevens waar staan, welke beveiligingsmaatregelen er zijn, wie we inschakelen en hoe lang we bewaren. Je hoeft dat niet zelf uit te zoeken.

8. Einde: teruggave en verwijdering

Zeg je op, dan houd je toegang tot het einde van de periode die je hebt betaald. Daarna kun je nog wel inloggen, maar niets meer vastleggen. De eigenaar van je praktijk kan op elk moment, ook in die periode, bij Instellingen ▸ Abonnement een volledige export maken: één zip-bestand met alle klanten, afspraken, facturen, behandeldossiers en foto's (ontsleuteld), ingevulde formulieren, medewerkers, instellingen, het logboek en de boekhouding. Daarmee kun je aan je eigen bewaarplicht blijven voldoen, zoals de twintig jaar voor behandeldossiers.

Dertig dagen na het einde van je toegang verwijderen wij alle gegevens van je praktijk uit de actieve systemen. Dat gebeurt niet stilzwijgend en niet automatisch: je krijgt bij het opzeggen, na veertien en na achtentwintig dagen een e-mail met de datum en een link naar de export, en de verwijdering wordt daarna door een medewerker van Serenda uitgevoerd. Wie in die dertig dagen opnieuw een pakket kiest, houdt alles. Back-ups verlopen volgens hun eigen cyclus. Het logboek van je praktijk (wie wat wanneer deed) bewaren we als bewijs van deze afhandeling, evenals de gegevens die wij zelf wettelijk moeten bewaren, zoals onze facturen aan jou; die blijven afgeschermd tot die termijn verstrijkt.

9. Controle

Op verzoek geven we de informatie die je nodig hebt om te controleren of we ons aan deze afspraken houden. Een audit ter plaatse is mogelijk, maximaal één keer per jaar en na redelijk overleg over tijdstip en omvang.

10. Contact

Vragen over deze overeenkomst: contact@serenda.nl.