Een betaalverzoek maken betekent dat je je klant een link stuurt waarmee hij direct kan betalen, meestal via iDEAL. Je vult het bedrag in, geeft aan waar het voor is, en stuurt de link per WhatsApp, sms of mail. De klant tikt erop, kiest zijn bank en rondt de betaling af. Jij ziet binnen een minuut of het geld binnen is. Geen rekeningnummer overtikken, geen betalingskenmerk dat verkeerd gaat.
In dit artikel lees je hoe je zo'n betaalverzoek in de praktijk maakt, welke manieren er zijn, wat het ongeveer kost en wanneer je het wel en niet gebruikt.
Wanneer je een betaalverzoek gebruikt
Je hoeft niet voor elke behandeling een link te sturen. Maar er zijn situaties waarin het veel gedoe scheelt:
- De klant heeft zijn pinpas niet bij zich. Gebeurt vaker dan je denkt, zeker bij behandelingen aan huis. In plaats van "maak je het straks even over?" stuur je een link voordat de klant de deur uit is.
- Je werkt bij mensen thuis. Een pinautomaat meeslepen is onhandig. Een betaalverzoek op je telefoon werkt altijd.
- Je wilt een aanbetaling voor een lange afspraak. Bij een behandeling van twee uur is een no-show duur. Een aanbetaling van 10 of 20 euro vooraf helpt.
- Een factuur blijft openstaan. In plaats van een herinnering met alleen een IBAN stuur je een herinnering met een knop erin.
- Je verkoopt producten tussendoor. Een klant belt dat ze nog een flesje wil, jij legt het klaar en stuurt een link.
Drie manieren om een betaalverzoek te maken
1. Via je bank-app
De meeste Nederlandse banken hebben een betaalverzoek-functie in hun app. Je kiest "betaalverzoek", vult een bedrag en omschrijving in en deelt de link. Dit is gratis of bijna gratis en je hebt het in dertig seconden geregeld.
Nadeel: het geld komt op de rekening waarmee je het verzoek maakt. Doe je het vanuit een privérekening, dan loopt je zakelijke omzet door je privéboekhouding. Daarnaast is de koppeling met je administratie er niet. Je moet handmatig bijhouden welke betaling bij welke klant hoort. Bij een paar verzoeken per maand is dat prima. Bij een paar per dag wordt het rommelig.
2. Via een betaaldienst (betaalprovider)
Betaaldiensten zoals iDEAL-aanbieders geven je een omgeving waarin je losse betaallinks maakt. Je ziet per link of die betaald is, je kunt ze een vervaldatum geven en je krijgt een overzicht van alle transacties. Dat is een stuk zakelijker dan een bank-app.
Je betaalt hiervoor meestal een vast bedrag per geslaagde transactie. Hoe dat precies in elkaar zit lees je in wat kost een betaallink. Wil je weten hoe je zelf zo'n aansluiting regelt, kijk dan bij iDEAL aanvragen.
3. Vanuit je salonsoftware
De derde manier is een betaalverzoek dat uit je eigen agenda of kassa rolt. Je sluit de afspraak af, kiest "betaalverzoek" en de link gaat naar de klant met het juiste bedrag en de juiste omschrijving. Zodra er betaald is, staat de afspraak op betaald en klopt je omzetoverzicht.
Het verschil zit in wat je níét meer doet: geen bedrag overtikken, geen lijstje bijhouden van wie nog moet betalen, geen zoekwerk in je bankafschriften aan het eind van de maand. Hoe je zo'n link aan een factuur hangt, lees je in betaallink toevoegen aan factuur.
Stap voor stap: een betaalverzoek maken
De stappen lijken sterk op elkaar, welke methode je ook kiest.
- Bepaal het bedrag. Het hele bedrag of een aanbetaling. Zet het exact, inclusief btw.
- Schrijf een duidelijke omschrijving. Bijvoorbeeld "Voetbehandeling 14 maart" of "Aanbetaling knipafspraak 2 april". De klant ziet dit terug op zijn afschrift, en jij herkent het later in je boekhouding.
- Maak de link aan. In je bank-app, bij je betaaldienst of in je software.
- Stuur de link. WhatsApp werkt het snelst, omdat mensen dat sowieso openen. Mail is beter als er een factuur bij hoort.
- Controleer of er betaald is. Bij een losse link check je dat zelf. Bij software zie je het terug bij de klant of de afspraak.
Wat je in het bericht zet
Houd het kort en vriendelijk. Een voorbeeld:
Hoi Marjan, fijn dat je er was vandaag. Hier is de link om de behandeling van € 42,50 te betalen: [link]. Lukt het niet? Laat het me even weten.
Noem het bedrag altijd in het bericht zelf. Dan ziet de klant meteen of het klopt en klikt hij met meer vertrouwen. Zet er ook je eigen naam of die van je salon bij, want een kale link van een onbekend nummer voelt onbetrouwbaar.
Waar je op moet letten
Vertrouwen. Betaalverzoeken worden ook door oplichters gebruikt. Stuur ze daarom alleen naar klanten die weten dat ze eraan komen, en kondig het eventueel aan tijdens de afspraak: "Ik stuur je zo even een betaallink via WhatsApp."
Bedrag en vervaldatum. Zet er een redelijke geldigheid op, bijvoorbeeld zeven dagen. Een link die maanden open blijft staan, raakt vergeten.
Terugbetalen. Spreek vooraf af wat er gebeurt bij een aanbetaling als de klant afzegt. Bijvoorbeeld: tot 24 uur van tevoren krijg je het terug, daarna niet. Zet die regel ook in je bevestigingsmail.
Je administratie. Een betaling is pas af als hij in je boekhouding staat. Losse links zijn makkelijk te maken, maar lastig terug te vinden. Een zakelijk betaalverzoek dat vastzit aan een klant en een afspraak scheelt je uren per jaar aan uitzoekwerk.
Wat levert het op
Het grootste verschil merk je bij openstaande bedragen. Een factuur met alleen een IBAN eronder blijft liggen tot iemand tijd heeft om in te loggen bij de bank. Een link waar je op kunt tikken wordt vaak meteen betaald, omdat het minder moeite kost.
Daarnaast scheelt het ongemakkelijke gesprekken. Je hoeft niet te vragen of iemand het nog even overmaakt. Je stuurt gewoon een bericht en de rest gaat vanzelf.
Wat je morgen kunt doen
Begin klein. Kies één situatie waarin je nu nog achter geld aanloopt, bijvoorbeeld behandelingen aan huis of klanten die zonder pas komen. Maak deze week bij één klant een betaalverzoek via je bank-app of je betaaldienst en kijk hoe snel het betaald wordt. Werkt het goed, dan is de volgende stap om het vast te koppelen aan je agenda en facturen, zodat je niets meer handmatig bijhoudt.
Wil je zien hoe een betaalverzoek direct vanuit je afspraak werkt? In Serenda zitten agenda, kassa en facturen in één systeem, zodat een betaling meteen op de juiste plek landt.