Kort antwoord: een betaallink zelf is meestal gratis om aan te maken. Je betaalt pas als de klant daadwerkelijk betaalt. Voor een iDEAL-betaling is dat vaak een vast bedrag van een paar tientallen centen per geslaagde transactie. Bij creditcard of PayPal betaal je meestal een percentage van het bedrag plus een klein vast bedrag. Daarnaast rekenen sommige aanbieders vaste maandkosten. Hieronder zie je precies waar die kosten uit bestaan en wat dat voor een gemiddelde praktijk of salon betekent.
Waaruit bestaan de kosten van een betaallink?
Een betaallink is niets meer dan een internetadres waar je klant op klikt om te betalen. Achter die link zit een betaaldienstverlener (ook wel PSP genoemd) die het geld int en doorstort naar je rekening. Die dienstverlener rekent kosten, en die vallen meestal uiteen in vier onderdelen.
1. Kosten per transactie. Dit is het belangrijkste bedrag. Bij iDEAL is dat doorgaans een vast bedrag per geslaagde betaling, ongeacht of de factuur €25 of €250 is. Bij creditcard, Bancontact of PayPal werkt het vaker met een percentage.
2. Vaste maandkosten of abonnement. Sommige aanbieders rekenen niets vasts en verdienen alleen per transactie. Andere vragen een vast bedrag per maand, soms in ruil voor een lager tarief per betaling.
3. Eenmalige aansluitkosten. Bij veel moderne aanbieders zijn die er niet meer, maar controleer het wel. Soms zit er ook een verificatie- of activatiestap aan vast.
4. Bijkomende kosten. Denk aan kosten voor een terugbetaling (refund), een storno of chargeback bij creditcard, of kosten voor uitbetaling naar een buitenlandse rekening. Die zie je zelden in de reclame, wel in de tarievenlijst.
Tarieven veranderen regelmatig en verschillen per aanbieder en per volume. Kijk dus altijd op de actuele tarievenpagina van de partij die je overweegt, en reken zelf na wat het voor jouw aantal facturen betekent.
Wat kost een betaallink in de praktijk?
Stel, je bent pedicure en je stuurt per maand 80 facturen met een gemiddeld bedrag van €35. Vrijwel al je klanten betalen met iDEAL.
Bij een vast tarief van ongeveer 30 cent per geslaagde iDEAL-betaling kom je uit op zo'n €24 per maand. Over een behandeling van €35 is dat minder dan één procent. Rekent je aanbieder daarnaast een vast maandbedrag van bijvoorbeeld €10, dan zit je op €34 per maand.
Werk je met hogere bedragen, bijvoorbeeld een serie behandelingen van €180, dan valt een vast bedrag per transactie juist heel gunstig uit: 30 cent op €180 is bijna niets. Precies daarom is iDEAL met een vast tarief voor de meeste Nederlandse salons en praktijken voordeliger dan een percentage.
Het omgekeerde geldt bij creditcard. Een tarief van bijvoorbeeld 2% plus een vast bedrag betekent op diezelfde €180 al gauw een paar euro. Voor Nederlandse klanten heb je creditcard zelden nodig; het is vooral handig als je af en toe buitenlandse klanten hebt.
Betaallink via je salonsoftware of los?
Je kunt betaallinks op twee manieren regelen.
Los, via een betaaldienstverlener. Je maakt een account aan, maakt per factuur handmatig een link aan en plakt die in je mail of appje. De transactiekosten zijn dan je enige kosten, maar je bent wel zelf bezig met kopiëren, plakken en bijhouden wie al betaald heeft.
Via je administratie- of salonsoftware. De link wordt automatisch bij de factuur gezet en de factuur springt op 'betaald' zodra het geld binnen is. Je betaalt dan vaak je softwareabonnement plus de transactiekosten van de betaaldienst. Hoe dat praktisch werkt, lees je in factuur met betaallink sturen en in het artikel over de iDEAL betaallink bij je factuur.
De vraag is dus niet alleen wat een betaallink kost, maar ook wat het je aan tijd scheelt. Tien facturen per week handmatig nalopen is zo een halfuur per week. Dat is meer waard dan de paar tientjes transactiekosten.
De verborgen kosten van géén betaallink
Deze rekensom wordt vaak vergeten. Zonder betaallink gebeurt er dit:
- Klanten maken het bedrag over wanneer het hen uitkomt. Soms na twee weken, soms na een herinnering.
- Je typt zelf het rekeningnummer en factuurnummer in de mail, met kans op een typefout.
- Betalingen komen binnen zonder duidelijke omschrijving, waardoor je moet puzzelen welke factuur erbij hoort.
- Je schrijft een herinnering. Dat kost je tien minuten en het voelt ongemakkelijk bij een klant die je elke zes weken op de stoel hebt.
Eén factuur van €40 die je uiteindelijk afboekt, kost je meer dan een heel jaar aan transactiekosten op dat volume. Dat is de eerlijke vergelijking.
Waar let je op als je een aanbieder kiest?
Een paar praktische punten die het verschil maken:
- Betaal je per transactie of per maand? Bij weinig facturen is een aanbieder zonder vaste maandkosten meestal goedkoper.
- Hoe snel krijg je je geld? Sommige aanbieders storten dagelijks door, andere wekelijks. Voor je kasstroom scheelt dat.
- Zijn er kosten voor terugbetalingen? Handig om te weten als je af en toe een vergissing moet rechtzetten.
- Zit er een opzegtermijn of contract aan vast? Bij de meeste betaaldiensten niet, maar bij softwarepakketten soms wel.
- Is de factuurstatus automatisch zichtbaar? Anders ben je alsnog je bankrekening aan het aftikken tegen je facturenlijst.
Let ook op hoe het past bij de rest van je administratie. Als je agenda, kassa en facturen al in één systeem staan, scheelt het veel als de betalingen daar meelopen. In pedicure administratie software staat welke onderdelen je daarvoor minimaal nodig hebt.
Wat je morgen kunt doen
Pak je facturen van vorige maand erbij en tel ze. Vermenigvuldig dat aantal met het tarief per transactie van een aanbieder die je overweegt, en tel eventuele maandkosten erbij op. Zet daar naast hoeveel tijd je kwijt was aan het nalopen van betalingen en hoeveel facturen later dan dertig dagen binnenkwamen. Dan zie je in vijf minuten of een betaallink in jouw situatie uit kan.
Begin desnoods klein: zet een betaallink op de facturen van klanten die structureel laat betalen. Bevalt het, dan breid je het uit naar alle facturen.
Conclusie
Wat kost een betaallink? Meestal een paar tientallen centen per geslaagde iDEAL-betaling, soms met een vast maandbedrag erbij. Voor een gemiddelde praktijk komt dat neer op een paar tientjes per maand. Daar staat tegenover dat je sneller je geld krijgt, minder herinneringen stuurt en niet meer hoeft te puzzelen welke overboeking bij welke factuur hoort. Reken het één keer rustig door met je eigen aantallen, dan weet je precies waar je aan toe bent.
Wil je zien hoe facturen met betaallink samen met je agenda en kassa werken? In Serenda zit dat in één systeem.