Pedicure administratie software is één programma waarin je je afspraken, je klantgegevens, je voetzorgdossier, je kassa en je facturen bijhoudt. In plaats van een papieren agenda, een schriftje met klantnotities, een kasboekje en een map met bonnetjes, staat alles op één plek en is het aan elkaar gekoppeld. Je kiest een afspraak, rekent af en de factuur is klaar. Dat scheelt je elke week uren typen, zoeken en narekenen.
Hieronder lees je wat zulke software precies doet, welke onderdelen je als pedicure echt nodig hebt en waar je op let als je gaat kiezen.
Waar het bij pedicures meestal misgaat
Herkenbaar? Je bent bezig met een likdoorn, de telefoon gaat, je trekt je handschoenen uit en schrijft de afspraak op een los briefje. Dat briefje verhuist 's avonds naar de agenda. Of niet. Twee weken later staat er iemand voor de deur die je niet verwacht, of blijft de stoel leeg omdat je klant het vergeten is.
En dan de administratie zelf. Aan het eind van de maand zit je met een stapel bonnen, een kasboekje dat niet klopt op twee euro, en vijf klanten die nog een factuur moeten krijgen. De behandelingen gingen prima. Het papierwerk eromheen kost je je avonden.
Dat is precies het gat dat administratiesoftware dicht. Niet omdat software slimmer is dan jij, maar omdat je gegevens maar één keer invoert in plaats van vier keer.
Wat pedicure administratie software doet
In de kern bestaat goede software voor een pedicurepraktijk uit vijf onderdelen die met elkaar praten:
1. De agenda. Je afspraken staan digitaal, met de juiste duur per behandeling. Een reguliere behandeling blokt 45 minuten, een diabetische voetscreening een uur. Je ziet je dag op je telefoon tussen twee klanten door en je kunt niet per ongeluk twee mensen op hetzelfde tijdstip zetten. Meer over hoe dat werkt lees je in dit artikel over de cliënten agenda.
2. De klantenkaart met dossier. Naam, adres, telefoonnummer, maar ook: diabetes type 2, bloedverdunners, allergie voor pleisters, vorige keer een wond aan de hiel. Je ziet het terug voordat de klant gaat zitten, niet erna.
3. De kassa. Je rekent af aan het eind van de behandeling: contant, pin of op rekening. De software houdt bij wat er binnenkomt, zodat je kas aan het eind van de dag klopt.
4. Facturen. Voor klanten die op rekening werken, en voor declaraties richting een instelling of zorgverlener. De factuur wordt gemaakt uit de afspraak, dus je typt niets opnieuw.
5. Betalen op afstand. Behandel je aan huis of bij een zorginstelling? Dan is pin niet altijd handig. Een betaallink die de klant op de telefoon opent, is dat wel. Hoe je zo'n iDEAL betaallink bij je factuur opzet, staat in een apart artikel.
Daarnaast bieden de meeste pakketten online boeken en automatische herinneringen per e-mail of sms. Die herinnering een dag van tevoren is vaak de snelste winst: minder no-shows, minder lege stoelen.
Wat een pedicure extra nodig heeft
Een kapper heeft genoeg aan een agenda en een kassa. Bij voetzorg komt er meer bij kijken, zeker als je medisch pedicure bent of werkt met risicovoeten.
- Dossiervorming per behandeling. Wat heb je gedaan, wat zag je, wat is het advies? Korte notities per afspraak, met datum, die je later kunt teruglezen. Handig bij een controle door je beroepsvereniging of kwaliteitsregister, en gewoon bij het volgen van een klant over de jaren.
- Vragenlijst of intake. Medicatie, aandoeningen, huisarts of podotherapeut. Eén keer invullen, daarna alleen bijwerken.
- Foto's bij het dossier. Een nagel of wondje dat je over zes weken wilt vergelijken, leg je vast met je telefoon. Dat werkt alleen als de software foto's aan de klantenkaart kan koppelen.
- Behandelingen aan huis. Veel pedicures rijden rond langs woonzorgcentra en thuiswonende ouderen. Je wilt je agenda en dossier dan op je telefoon kunnen openen, en ter plekke kunnen afrekenen.
- Terugkerende afspraken. Veel voetzorgklanten komen elke zes of acht weken. Software die een reeks afspraken in één keer inplant, scheelt je veel klikken.
Administratie en de Belastingdienst
Je bent als ondernemer verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Dat geldt voor facturen, kasoverzichten en bankmutaties. Software helpt hier door alles automatisch te bewaren en door exports te maken die je boekhouder kan inlezen.
Check voordat je kiest dus twee dingen: kun je een overzicht per periode uitdraaien (omzet, btw, betaalwijze), en kun je je gegevens er ook weer uit krijgen als je ooit overstapt? Een pakket dat je data gijzelt, is geen goed pakket.
Verder val je met klantgegevens en gezondheidsgegevens onder de AVG. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, daar gelden strengere regels voor. Let daarom op waar je gegevens staan (bij voorkeur binnen de EU), of iedereen een eigen inlog heeft, en of je een verwerkersovereenkomst krijgt. Vraag ernaar als het niet op de site staat.
Waar let je op bij het kiezen
Een paar vuistregels die in de praktijk het verschil maken:
- Werkt het op je telefoon? Niet als afgeslankte app, maar echt bruikbaar. Je werkt staand, met handschoenen uit, tussen twee klanten.
- Hoe snel boek je een afspraak? Tel het aantal klikken. Vier is prima, twaalf niet.
- Zit alles in één systeem? Losse pakketten voor agenda, kassa en facturen betekent drie abonnementen en dubbel typen.
- Wat kost het echt? Let op kosten per gebruiker, kosten voor sms-herinneringen en transactiekosten bij online betalen.
- Is er Nederlandse ondersteuning? Als je op donderdagochtend vastloopt, wil je iemand kunnen bellen.
Een bredere vergelijking van wat je nodig hebt, vind je in het artikel over praktijk software.
Zo stap je over zonder chaos
- Kies een rustige week. Niet vlak voor de vakantie, niet in december.
- Zet eerst je behandelingen klaar met de juiste duur en prijs. Dat is de basis van je agenda en je kassa.
- Importeer of typ je klanten over. Begin met de mensen die de komende drie maanden komen. De rest vul je aan als ze langskomen.
- Draai twee weken dubbel met je papieren agenda. Daarna durf je los te laten.
- Zet de herinnering aan zodra je er vertrouwen in hebt. Dat is meestal het moment waarop je merkt dat het werkt.
Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? In Serenda zitten agenda, dossier, kassa en facturen in één systeem, ook voor behandelingen bij de klant thuis.
Tot slot
Pedicure administratie software is geen luxe en geen groot project. Het is vooral het weghalen van dubbel werk: één keer een afspraak inplannen in plaats van drie keer overschrijven. Begin klein. Zet morgen je behandelingen en je vaste klanten in een systeem en plan één week vooruit digitaal. Als dat bevalt, volgt de rest vanzelf — en houd je je avonden over voor iets anders dan bonnetjes sorteren.