Een spaarprogramma opzetten betekent dat je klanten iets teruggeven voor hun trouw: na een aantal behandelingen of na een bepaald besteed bedrag krijgen ze korting, een gratis behandeling of een product. Het doel is niet "leuk iets weggeven", maar zorgen dat mensen vaker terugkomen en minder snel naar de salon verderop gaan. Hieronder lees je welke vormen er zijn, hoe je berekent wat je jezelf kunt veroorloven en hoe je het bijhoudt zonder dat het extra werk oplevert.
Eerst de vraag: waarom wil je het?
Voordat je stempelkaarten laat drukken, is het handig om te weten welk probleem je oplost. Dat scheelt later teleurstelling.
Een paar situaties waar een spaarprogramma echt helpt:
- Klanten komen wel, maar onregelmatig. Je ziet iemand drie keer per jaar terwijl de behandeling eigenlijk om de zes weken hoort.
- Je hebt veel eenmalige klanten, bijvoorbeeld via cadeaubonnen of een actie.
- Je wilt dat klanten hun producten bij jou kopen in plaats van online.
- Er is concurrentie in de buurt en je wilt een reden geven om bij jou te blijven.
En situaties waarin een spaarprogramma níét de oplossing is: als je agenda al vol zit, als klanten wegblijven door de wachttijd, of als ze eigenlijk ontevreden zijn over de behandeling. Korting maakt een probleem met kwaliteit of bereikbaarheid niet kleiner. Ben je vooral bezig met gaten in je planning, dan levert slimmer inplannen meer op dan sparen. In dit artikel over een overzichtelijke zzp-agenda staat hoe je dat aanpakt.
De vier gangbare vormen
1. Stempelkaart per behandeling. Tien keer knippen, de elfde gratis. Simpel, iedereen snapt het. Nadeel: het beloont aantal, niet omzet. Iemand die alleen korte behandelingen boekt, spaart net zo snel als iemand die het hele pakket afneemt.
2. Punten per besteed bedrag. Bijvoorbeeld één punt per euro, en bij 500 punten een tegoed van 10 euro. Eerlijker en fijner voor salons met veel verschillende prijzen. Wel wat meer uitleg nodig aan de balie.
3. Spaarbedrag of tegoed. Je zet een vast percentage van elke besteding apart, bijvoorbeeld 5 procent, en dat kan de klant later inwisselen. Voelt concreet: "je hebt nog 14 euro staan."
4. Een behandelingskaart of kuurkaart. De klant koopt vooruit: vijf behandelingen voor de prijs van vier en een half. Dit is strikt genomen geen spaarprogramma maar een voorverkoop. Het bindt klanten sterk en je hebt het geld direct binnen. Let op: je moet het wel netjes administreren, want het is een verplichting die je nog moet leveren.
Voor voetzorg en medische pedicures is een vaste behandelreeks vaak logischer dan een spaarkaart. Iemand met diabetes komt sowieso periodiek terug. Daar werkt een herinnering per bericht beter dan een beloning.
Reken eerst aan je marge
Dit is het onderdeel dat het vaakst wordt overgeslagen. Een spaarprogramma kost geld, dus je wilt weten hoeveel.
Stel: je behandeling kost 45 euro en de klant krijgt na tien behandelingen de elfde gratis. Dan geef je 45 euro weg op 450 euro omzet, dus ongeveer 9 procent korting. Dat is fors. Bij een marge waarin ook je materiaal, huur en tijd zitten, kan dat het verschil maken tussen een goede en een matige maand.
Realistischer varianten:
- Na tien behandelingen 50 procent korting op de elfde. Kost je ongeveer 4,5 procent.
- Een gratis product in plaats van een behandeling. Een product van 20 euro adviesprijs kost jou misschien 10 euro inkoop, en je verliest geen behandeltijd.
- Een gratis extra bij een bestaande afspraak, bijvoorbeeld een handmassage of een wenkbrauwcorrectie. Kost je tien minuten, geen materiaal van betekenis, en voelt waardevol.
Dat laatste is bijna altijd de slimste keuze voor kleine salons: beloon met iets wat voor jou goedkoop is en voor de klant waardevol voelt. Weggeven van tijd in een vol agenda-blok is duur; weggeven van een klein extraatje binnen een bestaande afspraak is dat niet.
Zo pak je het spaarprogramma opzetten stap voor stap aan
- Bepaal het doel. Meer herhaalbezoeken, hogere besteding per bezoek, of meer productverkoop. Kies er één.
- Kies de vorm die bij dat doel past. Meer bezoeken? Stempelkaart. Hogere besteding? Punten per euro.
- Reken de kosten door, zoals hierboven. Zet een maximum op wat je per jaar wilt weggeven.
- Schrijf de regels op in drie zinnen. Wat spaar je, wanneer kun je inwisselen, hoelang blijven punten geldig. Hang dat op bij de balie en zet het op je website.
- Bepaal een vervaltermijn. Bijvoorbeeld een jaar na de laatste afspraak. Anders sleep je eeuwig openstaande tegoeden mee.
- Leg vast waar je het bijhoudt, en zorg dat het op één plek staat.
- Evalueer na drie maanden. Komen klanten vaker? Zo niet, pas aan of stop ermee.
Papier of digitaal?
Een papieren kaart is goedkoop en werkt prima, maar de kaart raakt kwijt, mensen vergeten hem mee te nemen en jij kunt niet zien wie er bijna een beloning heeft. Ook kun je er niets mee sturen: geen berichtje van "je hebt nog twee stempels te gaan".
Digitaal bijhouden bij de klantenkaart lost dat op. Je ziet bij het afrekenen meteen de stand, en je kunt achteraf zien wie al maanden niet is geweest. Zit je kassa en klantenkaart al in hetzelfde systeem, dan kost het je nauwelijks extra handelingen. In dit overzicht van software voor een schoonheidssalon lees je welke onderdelen je daarvoor nodig hebt. In Serenda houd je bijvoorbeeld de klantenkaart, de kassa en de afspraken in één systeem bij, zodat je de spaarstand niet apart hoeft te administreren.
Vergeet de privacy niet
Je legt gegevens vast over wat iemand koopt en hoe vaak diegene komt. Dat zijn persoonsgegevens. Houd het simpel en netjes: verzamel alleen wat je nodig hebt, vertel klanten wat je bijhoudt, en gebruik hun e-mailadres alleen voor berichten waar ze toestemming voor hebben gegeven. Een spaarprogramma is geen excuus voor een wekelijkse nieuwsbrief.
Veelgemaakte fouten
- Te ingewikkeld. Als je het niet in één zin kunt uitleggen, gaat niemand sparen.
- Te laag beloond. Een korting van 2 euro na tien bezoeken motiveert niemand.
- Te hoog beloond. Zie de rekensom hierboven.
- Niet actief noemen. Een kaartje bij de kassa is niet genoeg. Noem het tijdens het afrekenen en zet het bij je behandelingen als je online boeken aanbiedt.
- Bestaande trouwe klanten uitsluiten. Geef hun bij de start een paar punten cadeau. Dat kost weinig en valt goed.
Tot slot
Een spaarprogramma opzetten is geen groot project. Kies één doel, kies één vorm, reken uit wat het je kost en schrijf de regels in drie zinnen op. Begin klein en kijk na een kwartaal wat het doet. Wat je morgen kunt doen: pak je omzet van vorige maand erbij, bereken wat 5 procent daarvan is, en bepaal of je dat bedrag comfortabel kunt weggeven. Dat getal is de grens van je hele spaarprogramma.