Praktijk software is één systeem waarin je je afspraken, je klantgegevens, je behandelverslagen en je betalingen bijhoudt. In plaats van een papieren agenda, een schoenendoos met klantenkaarten, een kasboekje en een map met facturen heb je alles op één plek. Je werkt meestal in de browser, op de computer in je praktijk of op je telefoon onderweg naar een klant thuis. Wat je precies nodig hebt, hangt af van hoe je werkt. Hieronder loop ik de onderdelen langs met voorbeelden uit de praktijk, zodat je weet waar je op moet letten.
Waar het misgaat zonder systeem
Herkenbaar: je bent midden in een behandeling en de telefoon gaat. Je kunt niet opnemen. Na de behandeling bel je terug, krijg je de voicemail, en 's avonds zit je nog met een gemiste afspraak in je hoofd. Of: een klant komt niet opdagen, en de stoel staat een uur leeg zonder dat je iemand kon laten weten dat er plek was.
Andere klassiekers: een klantenkaart die je niet meer terugvindt, een behandeling waarvan je niet meer weet welk product je vorige keer gebruikte, en aan het eind van de maand een avond facturen typen omdat je het niet direct hebt afgerekend.
Praktijk software lost dat niet magisch op, maar haalt er wel de handmatige stappen uit. De afspraak die een klant zelf online boekt, staat meteen goed in je agenda. De herinnering per e-mail gaat automatisch. De factuur rolt uit de afgerekende behandeling.
De agenda is het hart
Alles begint bij de agenda. Dat is de plek waar je de hele dag in kijkt, dus die moet rustig en overzichtelijk zijn. Let op een paar dingen:
- Behandelduur per behandeling. Een voetbehandeling van 45 minuten en een korte controle van 20 minuten moeten allebei automatisch de juiste tijd innemen.
- Ruimte tussen afspraken. Werk je aan huis of rijd je naar klanten, dan wil je reistijd of opruimtijd kunnen inplannen.
- Op je telefoon leesbaar. Je kijkt vaker op je mobiel dan je denkt.
- Terugkerende afspraken. Veel klanten komen elke zes of acht weken. Dat moet je in één keer kunnen vastleggen.
Wil je hier dieper op ingaan, dan staat er een apart artikel over wat je van een praktijksoftware agenda kunt verwachten. En omdat dubbele boekingen de meest gemaakte fout zijn, is het de moeite om te lezen hoe je dubbel geboekt voorkomt.
Online boeken: minder telefoon, meer rust
Online boeken is voor veel praktijken de grootste tijdwinst. Klanten kiezen zelf een moment uit je beschikbare tijden, buiten jouw werkuren om. Jij hoeft niet terug te bellen.
Waar je op let bij het instellen:
- Alleen tijden die je echt wilt vullen. Je kunt bijvoorbeeld de eerste afspraak van de dag of het laatste uur dichtzetten.
- Welke behandelingen wel en niet. Een eerste intake wil je misschien liever zelf inplannen, een vervolgbehandeling gewoon vrijgeven.
- Een duidelijke afspraakvoorwaarde. Vermeld hoe lang van tevoren iemand kosteloos kan afzeggen. Dat voorkomt discussie.
- Automatische herinnering. Een bericht een dag of twee voor de afspraak scheelt merkbaar in no-shows.
Belangrijk: de online agenda en je eigen agenda moeten dezelfde agenda zijn. Twee lijstjes die elkaar moeten bijhouden gaat altijd een keer fout.
Klantenkaart en medisch dossier
Voor een pedicure, medisch pedicure of huidtherapeut is de klantenkaart geen luxe. Je wilt weten welke aandoeningen meespelen, welke medicatie iemand gebruikt, of er diabetes of reuma in het spel is, en wat je vorige keer hebt gedaan.
In praktijk software leg je dat per klant vast: contactgegevens, anamnese, behandelverslagen, foto's van de situatie, en eventueel een verwijzing van de huisarts of podotherapeut. Het voordeel boven papier is simpel: je vindt het terug, ook als je bij de klant thuis bent, en het raakt niet kwijt bij een verhuizing van je praktijk.
Denk wel aan de privacykant. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Dat betekent:
- Bewaar alleen wat je nodig hebt voor de behandeling.
- Zorg dat alleen jij en je medewerkers erbij kunnen, met een eigen inlog.
- Vraag je leverancier om een verwerkersovereenkomst en kijk waar de gegevens staan. Binnen de EU is het eenvoudiger uit te leggen dan buiten de EU.
Kassa, facturen en betalen
De administratie wordt licht als je direct na de behandeling afrekent. Je kiest de behandeling, telt eventueel een product erbij, en klaar. Contant, pin of op rekening.
Wat dat concreet oplevert:
- Je hoeft 's avonds geen bonnetjes meer te ontcijferen.
- Je btw staat per tarief apart, wat je boekhouder tijd scheelt.
- Je ziet per dag, week of maand wat je omzet is en welke behandeling het meest loopt.
Werk je met facturen, dan helpt het als de klant direct kan betalen. Een iDEAL betaallink bij je factuur haalt een groot deel van het nabellen weg. En als je vaste klanten wilt belonen, kun je overwegen om een spaarkaart digitaal bij te houden in hetzelfde systeem.
Waar je op let bij het kiezen
Een paar vragen die je jezelf stelt voordat je kiest:
- Werk ik alleen of met een team? Met meerdere behandelaars wil je aparte agenda's, eigen inloggen en rechten per persoon.
- Ga ik naar klanten thuis? Dan moet alles op je telefoon werken, inclusief afrekenen en het dossier bijwerken.
- Hoeveel wil ik per maand betalen? Reken met vaste kosten per maand. Let op eenmalige opstartkosten en op kosten per sms.
- Kan ik mijn gegevens er weer uit halen? Een export van je klanten en afspraken is je verzekering tegen vastzitten bij een leverancier.
- Krijg ik een mens aan de lijn? Als je agenda niet werkt op maandagmorgen, wil je geen ticketsysteem met drie dagen wachttijd.
- Hoe lang duurt het om te starten? Behandelingen invoeren, openingstijden instellen en klanten importeren: reken op een avond werk, geen week.
Vergelijk niet op het aantal functies, maar op de vier of vijf dingen die je elke dag doet. Een lange functielijst die je nooit gebruikt maakt het systeem alleen maar onrustiger.
Wat je morgen kunt doen
Begin klein. Schrijf op wat je deze week aan administratie deed buiten je behandeltijd: bellen, herinneringen sturen, facturen typen, kas tellen. Tel de minuten bij elkaar op. Dat getal is je uitgangspunt.
Kies daarna één ding om te verbeteren. Meestal is dat online boeken of de automatische herinnering, want daar zit de snelste winst. Zet dat goed neer voordat je de rest aanpakt. Werk je vooral als zzp'er, dan vind je in het artikel over je zzp-agenda overzichtelijk houden concrete stappen om mee te beginnen.
Tot slot
Goede praktijk software valt niet op. Je agenda klopt, je klanten boeken zelf, je dossier is compleet en je facturen staan al klaar. De tijd die je daarmee terugkrijgt, gebruik je waar je goed in bent: behandelen. Kies dus geen systeem met de meeste knoppen, maar het systeem dat jouw dag rustiger maakt. Wil je zien hoe dit werkt, dan kun je Serenda zonder installatie in je browser uitproberen.