Zoek je op "plan zzp", dan kom je meestal op twee heel verschillende dingen uit: een ondernemingsplan (waarmee je op papier zet wat je doet, voor wie en wat het moet opleveren) en je werkplanning (hoe je je week en je agenda indeelt). Voor een zelfstandige pedicure, schoonheidsspecialist of kapper hangen die twee direct samen. Je plan bepaalt hoeveel klanten je nodig hebt, en je agenda bepaalt of dat ook echt past. In dit artikel lees je wat elk plan inhoudt, met een rekenvoorbeeld van jaardoel naar agenda.
Plan zzp: twee betekenissen die samenhangen
Een ondernemingsplan is het grotere verhaal: welke behandelingen bied je aan, wat vraag je ervoor, wat kost het je per maand en wat houd je over. Veel zzp'ers maken dat plan één keer bij de start, bijvoorbeeld voor de KVK of de bank, en kijken er daarna nooit meer naar.
Je werkplanning is het dagelijkse deel: op welke dagen werk je, hoe lang duurt een behandeling, wanneer doe je je administratie en wanneer ben je gewoon vrij. Dat is het plan waar je elke week tegenaan loopt.
Het probleem ontstaat als die twee niet op elkaar passen. Je wilt een bepaald bedrag per maand verdienen, maar je agenda biedt daar simpelweg geen ruimte voor. Of je werkt je rot en weet aan het eind van de maand nog steeds niet of het genoeg was. Daarom is het handig om beide plannen naast elkaar te leggen.
Je ondernemingsplan op één A4
Je hebt geen rapport van twintig pagina's nodig. Voor de meeste salons en praktijken is één A4 genoeg, met vijf blokken:
- Wat je doet. Je behandelingen, duidelijk afgebakend. Bijvoorbeeld: voetzorg in de praktijk en aan huis, inclusief diabetische en reumatische voet.
- Voor wie. Ouderen in je eigen dorp en omgeving, klanten via de huisarts of podotherapeut, of jonge klanten via online boeken. Dat maakt verschil voor je openingstijden en je tarieven.
- Wat het kost. Je prijslijst, plus de tijd die elke behandeling echt kost. Reken omkleden, desinfecteren en opruimen mee.
- Je vaste lasten. Huur of stoelhuur, materialen, verzekeringen, software, auto, bijscholing. Tel het op per maand.
- Wat je wilt overhouden. Een netto bedrag per maand, plus een buffer voor vakantie, ziekte en belasting.
Die laatste twee punten zijn de reden dat een plan voor zzp'ers geen papieren oefening is. Zodra je weet wat je per maand nodig hebt, weet je ook hoeveel klanten daarvoor in je agenda moeten passen.
Plan je zzp-week: van jaardoel naar agenda
Een voorbeeld. Stel dat je als zelfstandige pedicure 3.000 euro omzet per maand nodig hebt om je lasten te dekken en jezelf te betalen. Je gemiddelde behandeling kost 45 euro.
3.000 gedeeld door 45 is ongeveer 67 behandelingen per maand. Werk je vier weken, dan zijn dat zo'n 17 behandelingen per week. Een behandeling duurt 45 minuten, plus 15 minuten voor schoonmaken en wisselen. Dan ben je 17 uur per week bezig met behandelen.
Daar komt nog bij:
- rijtijd als je ook aan huis werkt
- telefoon, berichten en afspraken verzetten
- facturen, bonnen en btw
- boodschappen, voorraad en schoonmaak
- bijscholing
In de praktijk hoort bij 17 uur behandelen al snel 8 tot 10 uur werk dat niemand betaalt. Dat is de rekensom die vaak ontbreekt in een plan. Ga je van 17 naar 25 behandelingen per week, dan groeit de administratie mee.
Twee conclusies die je hieruit kunt trekken: of je tarief moet omhoog, of je moet de onbetaalde tijd kleiner maken. Meestal is het een combinatie. Online boeken, automatische herinneringen en een factuur die je direct na de behandeling aanmaakt, schelen echt uren per maand. In dit artikel over een overzichtelijke zzp-agenda staat hoe je die uren terugpakt.
Maak je planning concreet per week
Een plan dat alleen uit bedragen bestaat, verandert niets aan je dagen. Zet daarom je week letterlijk in blokken:
- Vaste behandeldagen en -tijden. Bijvoorbeeld maandag tot donderdag van 9.00 tot 16.00 uur. Zet die tijden ook zo in je online agenda, zodat klanten niet buiten die uren kunnen boeken.
- Een vast administratieblok. Eén uur per week, op een vast moment. Bonnen, facturen, betalingen nakijken.
- Ruimte voor spoed. Houd één of twee plekken per week vrij voor een ingegroeide nagel of een klant met pijn. Zo hoef je niet je hele dag om te gooien.
- Een buffer tussen afspraken. Loop je structureel uit, dan is je behandeltijd te kort ingesteld. Pas het aan in plaats van elke dag achter de feiten aan te lopen.
- Vrije dagen en vakantie. Zet ze nu al in je agenda, anders worden ze volgeboekt.
Werk je met een digitale agenda, dan kun je deze blokken één keer instellen en laten terugkeren. Een digitale praktijkagenda voorkomt ook dat je twee klanten op hetzelfde tijdslot zet, wat met een papieren boek en telefoontjes tussen behandelingen snel gebeurt.
Veelgemaakte fouten in een zzp-plan
- Rekenen met omzet in plaats van winst. Van 45 euro houd je geen 45 euro over. Reken materialen, btw en inkomstenbelasting apart mee.
- Geen rekening houden met no-shows en uitval. Een lege stoel kost je de hele slot. Plan daar realistisch op en gebruik herinneringen per e-mail of sms.
- Geen vrije tijd inplannen. Je bent je eigen productiemiddel. Een plan dat uitgaat van 100 procent beschikbaarheid gaat stuk bij de eerste griep.
- Het plan nooit herzien. Kijk twee keer per jaar of je tarieven, kosten en uren nog kloppen. Vijftien minuten is genoeg.
- Alles in je hoofd houden. Zolang het niet opgeschreven staat, kun je niet zien of je ernaast zit.
Wat je morgen kunt doen
Pak één A4 of een leeg document en zet er drie getallen op: wat je per maand aan vaste lasten hebt, wat je netto wilt overhouden en wat je gemiddelde behandeling opbrengt. Reken daarna uit hoeveel behandelingen per week daarbij horen. Leg dat getal naast je agenda van vorige week.
Zit er een gat tussen, dan weet je waar je begint: tarief, aantal uren of de tijd die je aan administratie kwijt bent. Vaak is dat laatste de snelste winst.
Tot slot
Een plan als zzp'er hoeft niet groot of ingewikkeld te zijn. Eén A4 met je cijfers en een weekindeling die je echt volhoudt, brengt je verder dan een uitgebreid document dat in een map verdwijnt. Het punt van plannen is niet dat alles volgens plan gaat, maar dat je merkt wanneer het ergens niet meer klopt, en dan op tijd kunt bijsturen.
Wil je zien hoe agenda, klantenkaart en facturen in één systeem samenkomen? Dat kun je rustig bekijken bij Serenda.