Een iDEAL betaalverzoek maken betekent dat je een link aanmaakt met een bedrag erin, die link naar je klant stuurt via WhatsApp, sms of mail, en dat de klant met één tik in zijn eigen bankapp betaalt. Het geld komt daarna op je rekening, zonder dat je een rekeningnummer hoeft door te geven of hoeft te wachten tot iemand zelf overmaakt. Je kunt zo'n verzoek maken via je bankapp, via een betaalprovider of direct vanuit de software waarin je je agenda en facturen bijhoudt.
Wat is een iDEAL betaalverzoek precies?
Een betaalverzoek is eigenlijk niets anders dan een vooraf ingevulde betaling. Jij vult het bedrag en een omschrijving in, het systeem maakt daar een link van, en de klant die erop klikt komt in zijn eigen bankomgeving terecht. Daar bevestigt hij de betaling met pincode of gezichtsscan.
Voor jou als pedicure, schoonheidsspecialist of kapper is het verschil met een gewone overboeking vooral: minder heen en weer. Geen "wat was je IBAN ook alweer", geen klant die het bedrag verkeerd overneemt, en geen vergeten betaling die je drie weken later nog moet nabellen.
Technisch gezien is een betaalverzoek hetzelfde als een betaallink. Het woord "betaalverzoek" wordt meestal gebruikt als je het ter plekke naar één klant stuurt. "Betaallink" hoor je vaker als het om een link bij een factuur gaat. In dit artikel over een iDEAL link maken lees je meer over het verschil.
Drie manieren om een iDEAL betaalverzoek te maken
1. Via de app van je bank
Bijna alle Nederlandse banken hebben een betaalverzoek in hun app of in de zakelijke omgeving. Je vult een bedrag en een omschrijving in, kopieert de link en stuurt die door. Dit is de snelste manier om te beginnen: je hebt niets extra nodig.
Letten op: sommige particuliere betaalverzoeken zijn niet bedoeld voor zakelijk gebruik en er kan een maximumbedrag per verzoek gelden. Voor een zakelijk betaalverzoek rekenen banken en aanbieders meestal een bedrag per geslaagde transactie. Check de voorwaarden en tarieven bij je eigen bank, want die verschillen per aanbieder en veranderen af en toe.
2. Via een betaalprovider
Betaalproviders (de partijen die ook pinautomaten en webshopbetalingen regelen) bieden losse betaallinks aan. Je logt in op een dashboard, maakt een link aan en stuurt die door. Vaak kun je meerdere betaalmethodes aanzetten, een eigen logo toevoegen en zien welke links wel en niet betaald zijn.
Dit werkt prettig als je regelmatig betaalverzoeken stuurt en overzicht wilt. Nadeel: je hebt een extra inlog en een extra systeem naast je agenda en je boekhouding.
3. Vanuit je salon- of praktijksoftware
Werk je al met software voor je agenda, kassa en facturen, dan is de link vaak al onderdeel van de factuur. Je maakt de factuur na de behandeling, de software zet er een iDEAL-link bij en je stuurt hem per mail of WhatsApp. Betaalt de klant, dan wordt de factuur automatisch als betaald afgevinkt.
Dat laatste is het grote verschil met een losse bankapp: je hoeft niet zelf bij te houden wie wel en wie niet betaald heeft. Hoe dat werkt, staat uitgelegd in iDEAL betaallink bij je factuur.
Stap voor stap: een betaalverzoek maken
De stappen zijn bij vrijwel elke aanbieder hetzelfde:
- Bepaal het bedrag. Reken je een aanbetaling, het hele behandelbedrag of een restbedrag na een cadeaubon?
- Vul een duidelijke omschrijving in. Bijvoorbeeld "Voetbehandeling 14 maart – mevr. De Vries" in plaats van alleen "behandeling". Je klant ziet die tekst in zijn bankapp, en jij ziet hem terug op je bankafschrift.
- Maak de link aan en kopieer hem.
- Stuur de link via het kanaal dat je klant gebruikt. WhatsApp of sms werkt in de praktijk beter dan mail, vooral bij oudere klanten die hun mail maar één keer per week openen.
- Controleer of er betaald is. In een bankapp zie je dat op je rekening. In software met facturatie zie je het aan de status van de factuur.
Kleine tip: zet er één zin bij. "Hoi Anne, hierbij het betaalverzoek voor je behandeling van vandaag, €47,50. Fijn weekend." Een kale link zonder tekst lijkt op spam en wordt vaker genegeerd.
Wanneer komt een betaalverzoek goed uit?
Een paar situaties uit de praktijk:
- De pin doet het niet. Het internet ligt eruit of de betaalautomaat hapert. Je stuurt een betaalverzoek en de klant betaalt met zijn eigen telefoon, via zijn eigen verbinding.
- Behandeling aan huis. Je werkt bij klanten thuis en wilt geen contant geld meer meenemen. Na de behandeling stuur je het verzoek; je ziet onderweg naar de volgende klant of het betaald is.
- Aanbetaling bij lange behandelingen. Bij een behandeling van anderhalf uur of een nieuwe klant die je nog niet kent, kun je vooraf een deel laten betalen. Dat helpt tegen no-shows, en de lege stoel kost je minder vaak geld.
- Nabellen voorkomen. Een klant zegt "ik maak het vanavond over" en doet dat niet. Met een link in de app van diezelfde klant is de kans veel groter dat het diezelfde dag geregeld is.
- Cadeaubonnen en producten. Iemand belt of mailt dat ze een bon wil voor een vriendin. Betaalverzoek sturen, betaling binnen, bon klaarmaken.
Waar je op moet letten
Kosten per transactie. Elke iDEAL-betaling kost iets. Bij kleine bedragen van een paar euro kan dat relatief veel zijn. Weeg dat af tegen de tijd die je kwijt bent aan nabellen.
Geldigheidsduur. Veel betaalverzoeken verlopen na een aantal dagen of weken. Stuurt een klant je na een maand een berichtje dat de link niet werkt, maak dan gewoon een nieuwe aan.
Je administratie. Dit is het punt waar het bij veel zelfstandigen misgaat. Als je betaalverzoeken via je bankapp stuurt en je facturen ergens anders maakt, moet je ze later handmatig aan elkaar knopen. Dat is precies het soort werk dat op zondagavond blijft liggen. Koppel het bedrag daarom aan een factuur of kassabon, met btw en een factuurnummer, zodat je boekhouding klopt.
Terugboeken kan niet zomaar. Een iDEAL-betaling is definitief. Heb je per ongeluk een te hoog bedrag gevraagd, dan maak je het verschil zelf terug. Controleer dus het bedrag voordat je verstuurt.
Privacy. Zet geen medische details in de omschrijving. "Behandeling 14 maart" is genoeg; de aard van de klacht hoort in je klantenkaart, niet op een bankafschrift.
Wat kun je morgen doen?
Begin klein. Kijk vandaag in je bankapp of de zakelijke omgeving van je bank of een betaalverzoek er al in zit, en maak er één aan voor een klein bedrag om te testen. Stuur hem naar jezelf en bekijk wat je klant te zien krijgt.
Merk je dat je er meer dan een paar per week stuurt, dan is het de moeite waard om te kijken of je betaalverzoek direct uit je facturen kan komen. Dan vink je niets meer handmatig af. Wil je zien hoe dat werkt met agenda, kassa en facturen in één systeem? Dat lees je op serenda.nl.
Conclusie
Een iDEAL betaalverzoek maken kost je nog geen minuut en voorkomt een hoop gedoe achteraf. Via je bankapp ben je het snelst op gang, via een betaalprovider of je eigen salonsoftware houd je beter overzicht. Kies de route die bij je volume past, schrijf altijd een duidelijke omschrijving, en zorg dat elk bedrag dat binnenkomt ook in je administratie landt. Dan hoef je niet meer achter betalingen aan.